Ile, jak często i komu?
Dzisiaj zgłębimy temat zwrotu kosztów za okulary u pracownika i ile tak naprawdę powinna wynosić refundacja. Pokażemy, jak praktycznie podejść do tematu, aby pracownicy od początku wiedzieli, jaka kwota im przysługuje i kiedy.
Zwrot kosztów za okulary korekcyjne pracownika, nie jest rzeczą nową i każdy pracodawca zdaje sobie z tego doskonale sprawę. Obowiązek zapewnienia pracownikom pracującym przy komputerze okularów korygujących wzrok wynika bezpośrednio z przepisów BHP. Aby jednak wszystko ułatwić, najlepiej stworzyć regulamin, czy też jak niektórzy wolą, zasady refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok. Gdy wszystko jest czarno na białym, jakoś łatwiej do tego wrócić w dowolnym momencie.
Ile powinna wynosić refundacja?
Najważniejsze pytanie brzmi, oczywiście, jak suma przysługuje pracownikowi. Na to pytanie każdy pracodawca musi odpowiedzieć sobie sam, w dużej mierze zależy to od sytuacji danej firmy. Nasi klienci najczęściej ustalają kwotę między 300 a 700 złotych, ale duże korporacje, jak banki czy zakłady ubezpieczeń, mają limit nawet do 1 500 zł. Jak wyżej wspominałam, wszystko zależy od tego na ile możesz sobie pozwolić, ważne żeby limit był stały dla wszystkich pracowników. Kwota dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł i oprawek, które spełniają podstawowe standardy oraz koszt robocizny. Pracodawca zapewnia pracownikowi wszystkie niezbędne narzędzia do pracy, ale okularów za niego nie kupi, to co spodoba się szefowi, niekoniecznie pracownikowi, ale o gustach i guścikach się nie dyskutuje. Co więc, gdy okulary kosztowały pracownika 500 zł, a nasz limit wynosi 300? Sprawa jest prosta, resztę pracownik dopłaca z własnej kieszeni. Zarówno przekazane pracownikowi świadczenie rzeczowe w postaci okularów, jak i świadczenie pieniężne stanowiące zwrot kosztów ich zakupu przez pracownika są zwolnione z podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, ponieważ te świadczenie przysługuje pracownikowi na podstawie przepisów BHP
Jak często pracownik może korzystać ze zwrotu kosztów za okulary?
Skoro wiemy ile to teraz kolejne ważne pytanie – jak często. To również jest indywidualna decyzja każdego pracodawcy, najczęściej klienci wybierają, zwrot kosztów za okulary raz na rok lub dwa lata. Dobrze jest też prowadzić ewidencję refundacji okularów, aby było wiadomo jakie kwoty i kiedy były zwracane pracownikowi.
Którzy pracownicy mogą skorzystać z refundacji?
Odpowiedziałam już na pytanie ile i jak często, pozostaje jakie warunki muszą być spełnione, by pracownik mógł starać się o dofinansowanie. Otóż istnieją tylko dwa: po pierwsze, użytkuje komputer minimum przez połowę swojego czasu pracy i po drugie, otrzymał zalecenie od lekarza (po badaniach profilaktycznych ze skierowaniem od zakładu pracy), że takich okularów potrzebuje.
Jeżeli powyższe warunki są spełnione, wystarczy że pracownik dostarczy fakturę VAT lub inny dokument wystawiony na niego potwierdzający zakup oraz zaświadczenie od lekarza o którym pisałam wyżej.
Podstawowe informacje które powinny być w regulaminie:
Reasumując, w zasadach zwrotu kosztu zakupu okularów korygujących powinny się znaleźć następujące informacje:
- Komu przysługuje refundacja
- Maksymalna kwota zwrotu
- Ustalenie jak często można wnioskować o zwrot kosztów za okulary korekcyjne
- Jakie dokumenty musi przedstawić pracownik
Gdy ustalimy konkretne zasady i są one ogólnie znane, wtedy wszystkim łatwiej funkcjonować. Dobrą praktyka jest więc dostarczanie takich zasad zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wraz z umową o pracę.
Ciekawostka:
Pracownicy mogą starać się również o refundację soczewek, jeśli zakup soczewek zamiast okularów będzie wynikał z zaleceń lekarza badającego wzrok.
Obowiązujące obecnie przepisy regulujące tę kwestię wskazują, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. W przepisach nie ma wzmianki o szkłach kontaktowych. W przepisach polskich nie używa się pojęcia „szkła kontaktowe”, jednak przepisy europejskie przewidują, że pracodawca ma zapewnić pracownikowi urządzenia korygujące. Stąd możliwość domagania się soczewek. Nie ma bowiem wskazania na okulary, jako jedyne urządzenie korygujące.
Jak Gotard może pomóc:
Jeżeli potrzebujesz więcej informacji albo chcesz stworzyć regulamin zwrotu kosztów za okulary, skontaktuj się z Nami poprzez formularz na stronie, a podamy Ci praktyczne rozwiązanie dla Twojej firmy.
Ewa Kwiatkowska, Milena Grochowska